Warum brauche ich überhaupt ein Notariat?+
Damit ein hinterlegtes Dokument gegen eine geschwärzte Fassung getauscht werden kann, muss diese dem Registergericht in elektronisch signierter Form vorliegen. Diese Signatur setzt ein Notar.
Damit er sie setzen darf, muss ihm das Original oder eine vollständige beglaubigte Abschrift vorliegen. Bei notariellen Urkunden wird das Original — die Urschrift — beim beurkundenden Notar verwahrt, und beglaubigte Abschriften kann grundsätzlich nur er erstellen. Deshalb ist das Notariat, bei dem die Urkunde entstanden ist, der kürzeste Weg. Eine neue Anmeldung ist nicht nötig; es genügt ein Antrag des Notars auf Austausch der Unterlagen.
Was kostet das Notariat?+
Es gibt keine einheitliche Gebühr; jedes Notariat rechnet selbst ab. Uns liegen zwei Auskünfte vor: ein Notariat nennt für das reine elektronische Einreichen „eine Nebengebühr in geringer Höhe“, ein anderes eine 0,5-Gebühr auf einen Geschäftswert von 5.000 € — 22,50 € je Dokument zuzüglich Umsatzsteuer und Auslagen.
Wird der Notar darüber hinaus tätig, entstehen weitere Gebühren. Diese Kosten sind in unserem Preis nicht enthalten. Deshalb steht im Anschreiben, das wir Ihnen schicken, ausdrücklich die Bitte um eine Gebührenauskunft, bevor jemand tätig wird.
Woher weiß ich, welches Notariat zuständig ist?+
Es steht im Dokument selbst, meist im Schlussvermerk auf der letzten Seite. Wo wir es sicher lesen konnten, steht es in der Zeile unter dem Firmennamen; sonst steht dort „Notariat unbekannt“. Sobald Sie uns das zuständige Haus nennen, übernehmen wir den Weg dorthin.
Existiert das Notariat nicht mehr, ist der Amtsnachfolger zuständig, der die Urschriften übernommen hat. Wurde Ihre Unterlage nicht notariell errichtet, kann auch ein Notariat Ihres Vertrauens einreichen; es benötigt dann eine vollständige beglaubigte Abschrift.
Worauf sich der Anspruch stützt+
Der Bundesgerichtshof hat mit Beschluss vom 18. Februar 2026 (II ZB 2/25) klargestellt, dass die dauerhafte Speicherung personenbezogener Daten im Handelsregister eine eigenständige Rechtsgrundlage braucht. Für Angaben, die über den gesetzlich vorgesehenen Eintragungsinhalt hinausgehen — etwa die Privatanschrift oder eine handschriftliche Unterschrift — besteht sie nicht ohne Weiteres. Wird eine ursprünglich erteilte Einwilligung widerrufen, kann ein Anspruch auf Löschung beziehungsweise Austausch aus Artikel 17 der Datenschutz-Grundverordnung folgen.
Eintragungspflichtige Angaben bleiben dagegen zugänglich: Familienname, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort. Ein Wohnort ist nicht dasselbe wie eine vollständige Wohnanschrift — deshalb schwärzen wir Straße und Hausnummer und lassen den Ort stehen.
Vorausgegangen war eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs vom 4. Oktober 2024 (C-200/23). Selektive und teilweise Löschungen sind möglich; eine handschriftliche Unterschrift kann etwa durch einen „gez.“-Vermerk mit maschinenschriftlicher Namenswiedergabe ersetzt werden.
Was ändert sich durch das geplante Gesetz?+
Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz hat einen Referentenentwurf vorgelegt: „Gesetz zur Änderung registerrechtlicher Vorschriften unter besonderer Berücksichtigung des Datenschutzes“. Danach sollen Betroffene einen Löschungsantrag unmittelbar beim Registergericht stellen können. Das Gericht hebt die Abrufbarkeit des Dokuments auf, fordert vom Unternehmen eine bereinigte Fassung an und erstellt sie notfalls selbst — im Entwurf gegen eine Gebühr von 45 €.
Für Anmeldungen und Beschlüsse, die vor dem 1. Juni 2023 eingereicht wurden, soll nach dem Entwurfsstand gar keine Ersatzfassung nötig sein: dort genügt es, die Abrufbarkeit aufzuheben.
Dieser Entwurf ist noch nicht in Kraft. Bis dahin bleibt der Austausch über ein Notariat der einzige Weg. Sobald sich das ändert, ändern wir den Ablauf hier — und sagen es Ihnen.